Mein Outlook ist so eingestellt, dass ich ca. 7 Wörter der Betreffzeile sehe. In meiner Funktion als Redakteur beim Startupmag bekomme ich täglich viele Mails von Menschen aus meiner eigenen Berufsgruppe. Und in deren Betreffzeilen stehen manchmal kleine Romane. Mach das nicht : )

Journalistinnen und Journalisten großer Medien bekommen am Tag noch viel mehr Mails als ich, oft über 100 Stück. Wenn Du dort ein Thema vorschlagen willst, geht es also um die Frage: Wie falle ich unter diesen vielen E-Mails auf?

Du hast dafür in der Regel nur einen Ort: Die Betreffzeile. Und um die soll es heute gehen.

Hier ein paar Tipps, was du tun kannst, damit deine Betreffzeile gelesen und die Mail idealerweise geöffnet wird. Darunter zeige ich dir ein paar gute und schlechte Betreffzeilen aus meinem Alltag.

10 Dinge, die deine Betreffzeile haben sollte

Kürze: Bei den meisten Menschen ist die Betreffzeile nur wenige Wörter lang in der Ansicht. Fasse dich kurz.

Beispiel: Diesen Kaffeebecher kann man essen

Aktualität: Verbinde dein Thema mit aktuellen Ereignissen.

Beispiel: Studie: Was die Wahlergebnisse für die Autoindustrie bedeuten

News: Hebe hervor, was an deiner Nachricht neu oder anders ist.

Beispiel: Neuartiges Implantat lässt Parkinson-Patient wieder laufen

Exklusivität: Biete Journalisten Zugang zu exklusiven Informationen

Beispiel: Hinter den Kulissen eines großen Agrarbetriebs

Superlative: Wenn du welche hast, nenne Sie!

Beispiel: Größte Modelleisenbahn der Welt kommt nach Berlin

Starke Marken: Wenn du oder dein Kunde eine starke Marke haben, erwähne sie am Anfang. Das schafft Relevanz.

Beispiel: Bibi Blocksberg wird 40!

Emotionen: Erzähle eine Geschichte, die berührt.

Beispiel: Wie ich trotz schwerer Krankheit zurück ins Berufsleben fand

Kontroverse Meinungen: Medien leben von auch von Haltungen zu bestimmten Themen. Nehme eine ein, die zu deinem Business passt!

Beispiel: Warum wir weniger Kinder bekommen sollten

Interesse wecken durch Fragen: Stelle eine Frage, die Neugier auslöst.

Beispiel: Wie verändert KI das Krankenhaus?

Wichtiges an den Anfang: Schreibe nicht „Presseinformation der ABC GmbH“ in den Betreff. Das stielt dir wertvollen Platz. Nenne sofort dein Thema:

Beispiel: Smarter Supermarkt ohne Personal – geht das?

Über all diesen Vorschlägen schwebt immer: Sie sollten die richtige Ansprechpartnerin / den richtigen Ansprechpartner adressieren. Eine Story zum 40. Geburtstag von Bibi Blocksberg passt in einer Promi- oder Familienredaktion. Die größte Modeleisenbahn in Berlin ist für die Lokalredaktionen vor Ort interessant. Und die KI im Krankenhaus könnte für ein Fachmagazin aus dem Gesundheitswesen passen.

So sieht mein Postfach als Redakteur täglich aus. Und nein, du hast keine Sehstörung – das dient dem Datenschutz 😉

10 Betreffzeilen aus Himmel und Hölle

Hier ein paar echte Beispiele, die mich erreichen und wie ich sie finde.

Betreff: XYZ-Industrie-Verband: Presseinformation: Thema ABC

Meinung: Das raubt wertvollen Platz. Von wem die Meldung kommt, sehe ich idealerweise im Absender.

Betreff: Mustermann AG / Pressemeldung Nr. 63

Meinung: Gibt es leider auch noch immer. Das Thema wird gar nicht genannt in der Betreffzeile. Das kannst du machen, wenn du Porsche oder Coca Cola bist. Wobei. Eigentlich auch dann nicht : )

Betreff: KI-Tool macht schwere Texte verständlich

Meinung: Fand ich gut, weil klar wird worum es geht. Ich habe daher hier einen Artikel dazu geschrieben.

Betreff: Themenvorschlag Mario Mustermann

Meinung: Ähnlich wie oben: wenn Mario Mustermann kein sehr bekannter Mensch ist, wird das niemand öffnen, weil Thema und Relevanz unklar.

Betreff: Maria Mustermann wird Gesellschafterin der ABC GmbH

Meinung: Immerhin steht klar drin, worum es geht. Aber solche Meldungen schaffen es in 99% der Fälle dennoch nicht, weil kein Nachrichtenwert. Es sei denn der CEO von OpenAI wird entlassen.

Betreff: ABC Reisen präsentiert neue Kataloge

Meinung: Das ist Werbung, kein Pressethema. Es sei denn, es handelt sich um Kataloge, die so noch die da waren, weil sie jetzt z. B. auf Papier aus Plastikmüll gedruckt sind. Dann muss das aber in den Betreff.

Betreff: Die Wirkung schafft die Wirklichkeit

Meinung: Ist mir zu unklar. Wenn ich rätseln muss, worum es gehen könnte, klicke ich nicht drauf.

Betreff: Was ist positiv am Rauchen?

Meinung: Spielt mit meinem Tipp „Kontroverse Meinungen“. Kam in diesem Fall von einer Heilpraktikerin zum Thema Rauchentwöhnung. Ist nicht mein Thema (auch wichtig: die richtigen Redakteure ansprechen), aber in einer Gesundheits- oder Frauenzeitschrift kann das gelingen.

Betreff: ABC acquires development process certification for ISO 26262

Meinung: Hat mehrere Schwächen. Schreibt deutsche Medien möglichst auf deutsch an. Dann weiß ich leider nicht, was die ISO 26262 ist und man muss sich fragen, ob das wirklich Nachrichtenwert hat. Kann ja sein, dass die ISO-Norm die Industrie revolutioniert. Dann sag es 🙂

Betreff: Kampf gegen Fälschungen in der Medizin- und Pharmabranche

Meinung: Kampf ist ein starkes Wort und Fälschungen im Medizinbereich klingt nach einem wichtigen Thema für Verbraucherinnen. Hab es daher geöffnet und einen kurzen Artikel dazu geschrieben.